KDOK-Datenerfassung für Helios Kliniken GmbH, Berlin

holzweg hat für einen der größten europäischen Patientenversorger eine zeit- und kostensparende individuelle Softwarelösung entwickelt, die unterschiedlichste Daten und Formate soweit aufbereitet, dass sie vom Statistik Programm des Bundesministeriums ausgewertet werden können.

Mit 57 Kliniken, über 30.500 Mitarbeitern und jährlichen 530.000 Patienten gehört die Helios-Klinik-Gruppe zu den größten Anbietern von stationärer und ambulanter Patientenversorgung in Europa.

Ausgangslage: Vereinheitlichung verschiedenster Systeme und unterschiedlichster Formate
Die enorme Menge an Daten der einzelnen Abteilungen, sowohl im Bereich des Personalwesens, Finanzwesen oder aber aus dem Patientenhandling, wurde ursprünglich mit verschiedensten Systemen und in den unterschiedlichsten Formaten verwaltet. Eine Gesetzesänderung zwang Helios Kliniken dazu, alle Daten in einem einzigen Programm (KA-Statistik Programm, KDOK) zu vereinheitlichen. An eine händische Umstellung und Einflechtung der Daten war aufgrund des zu hohen Fehlerpotentials und der sehr hohen Kosten nicht zu denken, allerdings gab es für einen derartigen Fall keine Standardsoftware.

Für holzweg war die Ausgangsituation genau die richtige Herausforderung! Es galt eine individuelle Möglichkeit zu finden, die benötigten Daten der Kliniken mit geringem Aufwand im KDOK zu erfassen und dabei den Usern die Dateneingabe weitgehend abzunehmen.

Ausgangsformate: SAP, Exceldateien, ASCII-Dateien
Der Datenpool von Helios Kliniken setzt sich einerseits aus kaum veränderlichen Stammdaten zusammen, auf der anderen Seite gibt es aber auch Bewegungsdaten, die jedes Jahr neu eingespielt werden müssen. Diese Bewegungsdaten wurden aus den Formaten SAP, Exceldateien und ASCII in das neue System importiert um anschließend nach gesetzlichen Vorgaben aufbereitet werden zu können. Um einen Eingriff in die SAP-Systeme zu vermeiden, musste der Extrakt dieser Zahlen über einen Standardreport, mit individueller Schnittstelle, erfolgen.

Umsetzung innerhalb 1 Monats
Die größte Herausforderung im Projekt lag darin, dass innerhalb nur eines Monats sowohl die Problemstellung genau analysiert, als auch ein perfekter Lösungsweg gefunden werden musste. Sehr hilfreich bei der Umsetzung war die besonders enge Zusammenarbeit mit den Benutzern. Hier konnten schon im Vorfeld potentielle Problemfaktoren erkannt und effektiv beseitigt werden. Durch den gemeinsamen Excelstandard, der in den anderen Kliniken gefunden wurde, nahm die Einschulung der Mitarbeiter von Helios Kliniken nur eine sehr geringe Zeit in Anspruch.