VAPI Voice-Bots für Telefon & Messenger

VAPI steht für Voice/API-Orchestrator: Eine zentrale Steuerungsschicht, die Telefonleitungen (Twilio, Sipgate, Peoplefone) und Messenger-Dienste (WhatsApp, Telegram, Slack) zu einem einheitlichen Sprach-Interface bündelt. Wir definieren dort alle Tools, Zugriffe und Kosten – kein zweites Portal nötig.

LLM-Routing = wir wählen pro Dialog das passende Sprachmodell, Realtime-Transkription = Sprache wird während des Gesprächs verschriftlicht, Warm-Transfer = der Bot verbindet aktiv zu Kolleg:innen oder Hotlines und übergibt dabei das Gesprächsprotokoll.

In 20 Sekunden erklärt

Telefonnummer oder Messenger-Channel wählt den VAPI Voice-Bot.
Realtime-Transkription + LLM-Routing interpretieren Intent & Kontext.
Der Bot fragt CRM, ERP oder Ticketsysteme ab und liest Status/To-dos vor.
Aktionen wie E-Mail, WhatsApp-Update oder Warm-Transfer werden sofort ausgelöst.
Kosten, Latenz und Logs landen zentral im VAPI-Dashboard.

Warum VAPI Voice-Bots gerade passen

Field-Service-Teams wollen unterwegs informiert bleiben, ohne auf dem Touchscreen herumzuwischen. Unsere VAPI Voice-Bots setzen genau hier an: Mitarbeitende rufen eine interne Nummer an oder chatten via WhatsApp, authentifizieren sich via PIN oder Caller-ID und erhalten live Informationen aus CRM, ERP oder Ticket-Systemen.

Auftragsstatus, letzte Kommentare und offene To-dos werden vorgelesen.
Der Bot liefert Ansprechpartner, Telefonnummern und Liefertermine.
Auf Wunsch löst er Aktionen wie „E-Mail an Kunde senden“, „Ticket updaten“ oder „Servicebericht diktieren“ aus.

Das funktioniert auf jedem Telefon – ob CarPlay, Bluetooth im LKW oder klassisches Deskphone – und bleibt damit barrierefrei nutzbar.

Was ist VAPI – und was leistet es für uns?

VAPI (Voice/API) ist unsere zentrale Orchestrierungsschicht für Sprach-KI. Der Dienst verbindet Telefonie-Anbieter wie Twilio, Sipgate oder Peoplefone sowie Messenger-APIs (WhatsApp Business, Telegram Bots, Slack Apps) mit Large-Language- Modelle und unseren eigenen Tool-Connectoren. Dadurch bekommen wir:

Einheitliche Webhooks & Sessions – egal, ob der Call über SIP, eine Mobilnummer oder WhatsApp eingeht.
LLM-Routing mit Realtime-Transkription, Kontext-Prompting und Tool-Ausführung.
Skalierbare Sicherheit: OAuth/Token-Handling per Channel, Role-Based Policies und Audit Logs.

Kurz gesagt: VAPI ist das Gehirn, das Sprache versteht, Aktionen ausführt und Antworten auf jedem Kanal ausspielt – ohne dass wir separate Bot-Stacks pflegen müssen.

Use Case: Hands-free Briefing im Auto

Beispiel-Stack: Der Mitarbeiter sitzt im Auto, ruft über die Twilio-Rufnummer (oder Sipgate Durchwahl) unseren VAPI Voice-Bot an und fragt: „Welche offenen Punkte warten bei Projekt Voltadol?“ In Sekunden liest der Assistent die letzten Protokolle, nennt die verantwortliche Person und erinnert an den Liefertermin am 18. Dezember. Anschließend diktiert er per Sprache ein Update, das automatisch als Notiz in Jira, HubSpot oder VenDoc landet – ganz ohne Bildschirm. Falls nötig, startet der Bot einen Warm-Transfer ins Backoffice und gibt das Gesprächsprotokoll live weiter.

So orchestrieren wir VAPI + Messaging/Telephony

VAPI verbindet Twilio, Sipgate oder Peoplefone-SIP mit WhatsApp, Telegram und Slack. Eingehende Sprach- oder Text-Signale landen in unserem Orchestrator, werden dort transkribiert, mit Kontext aus Knowledge-Bases angereichert und als strukturierte Intents an CRM, ERP, Ticket- oder Portal-APIs weitergereicht. Antworten – inklusive Aktionen wie E-Mail-Versand – werden per Voice oder Messenger zurückgespielt.

Transparente Kosten & Latenzen in VAPI

VAPI Kosten- und Latenzübersicht — Screenshot: VAPI zeigt, welche Connectoren aktiv sind, wie viel sie kosten und welche Verzögerung sie erzeugen.

Innerhalb der VAPI-Konsole definieren wir exakt, welche Systeme im Hintergrund laufen – vom WhatsApp Business Connector über Slack bis hin zu Twilio, Sipgate oder Peoplefone. Für jeden Dienst sehen wir Kosten pro Minute/Call, die direkt über VAPI abgerechnet werden. Separate Accounts oder zusätzliche Rechnungen entfallen komplett.

Alle aktiven Dienste und Tools sind in einem Plan sichtbar, inklusive On/Off-Schalter.
Kostenkontrolle: VAPI summiert Gebühren transparent und zeigt Forecasts auf Monatsbasis.
Latenz-Monitoring: Wir erkennen sofort, ob z. B. Twilio oder ein CRM-Connector Verzögerungen verursacht.

So lassen sich Budget, Performance und Datenschutz zentral steuern – ohne den Wildwuchs mehrerer SaaS-Verträge.

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Datenquellen & Aktionen, die heute schon laufen

CRM & ERP: Dynamics 365, HubSpot, SAP, VenDoc oder PIM – Status, Dokumente und Ansprechpartner werden vorgelesen oder per WhatsApp zusammengefasst.
Ticketing: Jira, ServiceNow, Freshdesk – Tickets erstellen, kommentieren oder schließen via Sprache.
Kommunikation: E-Mail, SMS, Slack-Threads oder WhatsApp-Broadcasts lassen sich direkt aus dem Call triggern.
Knowledge: SharePoint, Confluence oder Datev-Wikis können Stichworte zurückgeben – perfekt für Checklisten unterwegs.

Jede Aktion wird revisionssicher im jeweiligen System protokolliert. Optional ergänzen wir Voice-Biometrie oder Multifaktor, sobald sensible Daten abgefragt werden.

Mehr Use Cases aus dem holzweg Studio

Lust auf weitere Automationsideen? Werfen Sie einen Blick auf unsere n8n Workflows, den KI-Chatbot Showcase oder den Beitrag zur Barrierefreiheit (BaFG) – alle drei Artikel verlinken konkrete Integrationen und Design-Guidelines, die wir nahtlos mit VAPI Voice-Bots kombinieren.

Projektablauf mit holzweg

Discovery-Workshop: Use Cases priorisieren, Persona-Dialoge skizzieren, Compliance klären.
Rapid Prototype: VAPI-Flow, Prompt-Kit und System-Connectoren in einer Sandbox (Twilio Media Streams oder Deepgram als Fallback).
Pilotbetrieb: 5–10 Power User testen im Realbetrieb, Logging via OpenTelemetry, Metriken in Grafana.
Rollout: Nummern in Telefonanlage eintragen, Trainingsmaterial erstellen, Change Communication begleiten.
Service: Monitoring, Prompt-Tuning, neue Intents (z. B. Ersatzteilbestellung oder Zeiterfassung) quartalsweise ergänzen.

FAQ zu SIP, PBX & Warm-Transfer

Kann ich bestehende SIP-Trunks oder PBX-Systeme weiterverwenden?

Ja. VAPI registriert sich auf bestehenden SIP-Trunks (Twilio, Sipgate, Peoplefone) oder bindet klassische PBX-Anlagen via SBC an. Rufnummernportierung ist optional; häufig genügt ein Weiterleitungsprofil.

Wie funktioniert Barge-in und Warm-Transfer?

Barge-in erlaubt Mitarbeitenden, jederzeit ins Gespräch einzusteigen. Per Warm-Transfer übergibt der Bot das laufende Gespräch plus Kontext (Realtime-Transkription, CRM-Historie) an einen Menschen – ohne Medienbruch.

Wie tief geht die CRM-Integration?

Über unsere n8n- und GraphQL-Connectoren schreiben wir Notizen, Tasks oder Opportunities direkt in Dynamics, HubSpot, Salesforce oder VenDoc. Trigger für SLAs, Eskalationen oder Follow-up-Mails werden automatisch gesetzt.

Welche Latenzen muss ich einkalkulieren?

Das VAPI-Dashboard zeigt je Dienst (Transkription, LLM, CRM, E-Mail) die Millisekunden-Latenz. So erkennen wir sofort, ob z. B. ein CRM oder eine PBX-Routingregel bremsend wirkt.

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Wir richten innerhalb weniger Tage einen VAPI-Demo-Endpoint ein, verbinden ihn mit Ihrem CRM und zeigen, wie Fahrer:innen oder Support-Teams via Sprache produktiv werden.

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Nächste Schritte

Ob intern erreichbar, als Service-Hotline oder als Eskalationskanal für VIP-Kunden – ein Telefonie-Bot schafft sofortigen Mehrwert, wenn Informationen schnell, sicher und hands-free verfügbar sein müssen. Wir kombinieren VAPI, unsere Twilio/ Sipgate/Peoplefone-Nummern und Messenger-Connectors mit Ihrer Systemlandschaft zu einem Voice Interface, das wirklich gearbeitet bekommt.