Kleine Wartungsbetriebe brauchen vor allem eines: Mängel und Infos sollen noch am selben Tag beim Auftrag landen. Mit mehr Software ist das selten zu lösen. Viele Techniker arbeiten ungern mit Apps, und im Büro läutet ständig das Telefon. Bei Servicefunk ruft der Techniker an wie gewohnt. Am anderen Ende meldet sich ein KI-Assistent, der rund um die Uhr erreichbar ist.
Zur Einordnung: Servicefunk ist ein Produkt der holzweg GmbH, gebaut und betrieben in Innsbruck. Wer es gleich hören will, ruft die Demo-Nummer 0512 409002-13 an.
Warum kommen Mängel nicht am selben Tag ins Büro?
Ein typischer Dienstag in einem Kälte- und Klimabetrieb mit acht Technikern, frei erfunden:
- 07:05 Uhr: Ein Techniker steht beim Kunden vor dem Tor und findet den Tor-Code nicht. Er ruft im Büro an. Die Bürokraft sucht, währenddessen klopft schon der nächste Anruf an.
- 11:15 Uhr: Im Technikraum fällt ihm eine undichte Verschraubung auf. Er schreibt sie auf einen Zettel, und der bleibt im Auto.
- 15:50 Uhr: Im Büro fehlen drei Rückmeldungen vom Tag. Die Bürokraft telefoniert ihnen nach.
- 17:10 Uhr: Der Kunde möchte ein Angebot für die Reparatur. Heute geht es nicht mehr hinaus, weil der Zettel im Auto liegt und niemand weiß, welches Teil gebraucht wird.
Software fehlt an diesem Tag eigentlich nirgends. Die Information steckt beim Techniker, und das Büro kommt nicht an sie heran. Eine weitere App für den Außendienst hilft da wenig. Im Heizraum, mit Handschuhen und unter Zeitdruck, bleibt sie zu. Wer das Handy sonst nur zum Telefonieren nimmt, öffnet sie gar nicht erst, und dann fehlen im System genau seine Mängel. Telefonieren kann dagegen jeder.
Wie läuft derselbe Tag mit Servicefunk?
Schon auf der Anfahrt ruft der Techniker Servicefunk an, am besten über die Freisprechanlage. Servicefunk erkennt ihn an seiner Handynummer, ein Login braucht er nicht. Er fragt nach seinem Kunden und hört alles zum Auftrag, vom Zugang samt Tor-Code über Gefahren vor Ort bis zum letzten Einsatz. Fehlt eine Angabe im System, sagt Servicefunk das offen und erfindet nichts dazu. Um 07:05 Uhr steht er vor dem Tor und kennt den Code schon.
Nach dem Einsatz sitzt er wieder im Auto und spricht durch, was war und was offen ist. Bei Kälte und Klima sind das etwa Nachfüllmenge, Dichtheit und Mängel. Das Memo steht sofort am Auftrag, noch bevor er beim nächsten Kunden ist. Von der undichten Verschraubung weiß das Büro so schon zu Mittag.
Im Backoffice sieht die Bürokraft im Browser je Auftrag die Memos, die gemeldeten Mängel und die erledigten Einsätze. Die Rückmeldungen vom Nachmittag sind damit schon da, und sie muss niemandem nachtelefonieren. Nennt der Techniker im Memo das fehlende Teil, kann sie das Angebot noch am selben Tag vorbereiten.
Für Ihre Techniker ändert sich wenig. Sie speichern eine Nummer im Handy und brauchen weder App noch lange Einarbeitung. Servicefunk beginnt auf österreichischem Deutsch und wechselt in die Sprache, in der der Techniker spricht. Was ins System oder an Kunden geht, bleibt Deutsch.
Telefon-Assistenten nehmen meist Anrufe von Kunden entgegen. Servicefunk ist für die eigenen Techniker gebaut, die unterwegs Auskunft brauchen und Ergebnisse melden.
Welche Nachweise sind Pflicht?
Die Kälteanlagenverordnung gilt, soweit sie den Schutz der Arbeitnehmer regelt, für Betriebsstätten mit Kälteanlagen über 1,5 kg Kältemittel, sofern das Kältemittel nicht Luft oder Wasser ist (§ 1). Überprüft wird in Abständen von höchstens einem Jahr (§ 22). Zeitpunkt und festgestellte Mängel gehören ins Prüfbuch, das aufzubewahren ist, solange die Anlage aufgestellt ist (§ 23). Verpflichtet ist der Betriebsinhaber, also Ihr Kunde. Er hat laut § 17 Abs. 2 jedenfalls entsprochen, wenn Wartung, Überprüfung und Mängelbehebung „nachweislich“ erfolgt sind.
Bei F-Gas-Anlagen mit Pflicht zur Dichtheitskontrolle führt der Betreiber nach Art. 7 der Verordnung (EU) 2024/573 Aufzeichnungen. Sie als ausführendes Unternehmen bewahren Kopien mindestens fünf Jahre auf, sofern die Daten nicht in einer behördlichen Datenbank liegen.
Für Brandschutz und Heizung gelten eigene Fristen. Löschgeräte sind nach § 13 Abs. 2 AStV mindestens jedes zweite Kalenderjahr zu prüfen, längstens in Abständen von 27 Monaten. In Tirol sind Gasverbrauchseinrichtungen nach Herstellerangaben zu warten, mindestens alle zwei Jahre. Der Ausführende bestätigt das mit Wartungsprotokoll und Plakette (§§ 13 und 14 TGSV 2014).
Ob das Prüfbuch digital oder auf Papier geführt wird, legt die Kälteanlagenverordnung nicht fest. Das hier ist keine Rechtsauskunft. Ein Mangel auf einem Zettel im Auto lässt sich aber schwer nachweisen, wenn Jahre später jemand danach fragt. Steht er am selben Tag am Auftrag, findet man ihn wieder. Protokoll und Prüfbuch ersetzt Servicefunk nicht.
Was kostet Servicefunk?
Die Preise stehen öffentlich auf servicefunk.at, alle netto zuzüglich USt.
- Start, einmalig 990 €: Telefonnummer, Erstimport Ihrer Daten, Stimme und Ansprache, 60 Minuten Online-Einführung.
- Abo: 192 € Grundgebühr plus 66 € je Techniker und Monat. Nach dem Pilot monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit.
- Gesprächsminuten: 300 je Techniker inklusive, für den Betrieb zusammengerechnet. Darüber kostet die Minute 0,25 €.
Bei 8 Technikern sind das 720 € im Monat. Der Rechner auf der Seite geht von 3 Anrufen à 3 Minuten je Techniker und Tag aus. Bei 21 Arbeitstagen ergibt das 189 Minuten je Techniker und Monat, also deutlich weniger als die 300 inklusive.
Die ersten zwei Abo-Monate sind der Pilot, mit allen Technikern und Ihren echten Daten. Der Pilot ist kostenpflichtig. Bei 8 Technikern zahlen Sie 990 € Start plus zweimal 720 €, zusammen 2.430 € netto. Passt es nicht, genügt eine kurze Mail bis zum letzten Tag des zweiten Monats, weitere Kosten entstehen dann nicht. Wer ab dem dritten Monat jährlich zahlt, zahlt 10 statt 12 Monate, bei 8 Technikern also 7.200 € statt 8.640 € im Jahr.
Wann passt Servicefunk nicht?
Wo am Einsatzort kein Netz ist, kommt kein Anruf durch. Das Memo spricht der Techniker dann vom Auto aus. Fotos, Kundenunterschrift und lange Checklisten kann ein Telefonat nicht abbilden, dafür bleibt Ihr Protokoll. Zahlen und Seriennummern sollten Sie im Memo noch einmal prüfen, weil sich die Spracherkennung bei Ziffern verhören kann. Rechnungen schreibt Servicefunk keine. Es ist weder Rechnungsprogramm noch ERP.
Selbst ausprobieren
Rufen Sie die Demo-Nummer 0512 409002-13 an, am besten aus dem Auto. Das Gespräch dauert etwa drei Minuten. Sie sind Techniker Toni und fahren gerade zu einem Kunden. Die Demo zeigt einen Beispielbetrieb aus der Aufzugswartung, bei Kälte, Brandschutz und Heizung läuft der Anruf genauso ab.
Wenn Sie lieber zuerst zusehen: Browser-Demo und Rückruf-Demo (20 Minuten) finden Sie auf servicefunk.at, den Überblick auf unserer Seite Servicefunk. Für den Start suchen wir drei Gründungsbetriebe, je einen aus Brandschutz, Kälte/Klima und Heizung/Wärmepumpe, und begleiten sie persönlich.
Beratungstermin vereinbaren
Häufig gestellte Fragen
Nein, ein Telefonat braucht Netz. Der Techniker sagt das Memo nach dem Einsatz vom Auto aus durch, bevor er beim nächsten Kunden ist.
Nein. Ihr Protokoll bleibt, wie Sie es heute führen, auch mit Kundenunterschrift vor Ort. Servicefunk liefert das Drumherum: vorher Zugang und Historie, nachher Mängel und offene Punkte ins Büro.
Ja. Ein Excel- oder CSV-Export genügt für den Start. Den Erstimport von Kunden, Aufträgen und Technikern übernehmen wir im Start, neue Daten laden Sie danach selbst ins Backoffice.
Probieren Sie es aus: Rufen Sie die Demo an und reden Sie so, wie Ihre Techniker reden - im Auto, mit Dialekt. Kunden-, Firmen- und Ortsnamen lernt Servicefunk aus Ihren Daten. Wie gut es im Alltag klappt, sehen Sie im Pilot.
Ja. Servicefunk beginnt auf österreichischem Deutsch und wechselt in die Sprache des Anrufers. Memos, Mängel und alles, was an Kunden geht, bleiben Deutsch - das Büro liest also wie gewohnt.
Kunden, Aufträge und Memos liegen auf Servern in Deutschland. Sprachverarbeitung und KI am Telefon und im Browser laufen über OpenAI in den USA. Vor dem Pilot schließen wir mit Ihnen den Auftragsverarbeitungsvertrag.
